Hilfe & FAQ – So nutzt du Party Navi

Party Navi ist dein digitaler Helfer für die Planung privater Feiern – von Kindergeburtstagen über Grillpartys bis hin zu Jubiläen. Du erstellst ein Event, lädst Gäste ein und organisierst alles an einem Ort: Gästeliste, Geschenke, Mitbringliste, Ablaufplan, Checkliste und mehr.

Klicke auf „Jetzt loslegen" auf der Startseite oder navigiere zu „Meine Events". Gib einen Titel, Datum und optional Ort und Uhrzeit an. Nach der Erstellung wirst du durch eine Onboarding-Checkliste geführt, die dir die nächsten Schritte zeigt – z. B. Gäste anlegen, Ablauf planen, Listen befüllen und Einladungen versenden. Die Checkliste passt sich automatisch an die von dir aktivierten Features an.

Nach dem Erstellen eines Events erscheint eine dynamische Checkliste mit den nächsten sinnvollen Schritten: Ablauf planen, Gäste anlegen, Geschenkeliste befüllen, Mitbringliste erstellen, Checkliste anlegen und Einladungen versenden. Die angezeigten Punkte passen sich automatisch an deine aktivierten Features an – z. B. erscheinen Geschenke und Mitbringen nur, wenn du diese Funktionen eingeschaltet hast. Auf dem letzten Schritt ist das Event abgeschlossen und kann nur noch über das Dashboard angepasst werden.

Party Navi ist kostenlos nutzbar – mit folgenden Grenzen: unbegrenzt viele Events, bis zu 15 Gäste, 5 Geschenkwünsche, 5 Mitbring-Items, manuelle Checklisten, Ablauf, Einladung & Absage, Galerie-Eventbilder. Wenn du mehr brauchst, hast du zwei Optionen: den Event-Pass (5,99 € einmalig pro Event) für eine einzelne Feier oder die Jahres-Flatrate (19,99 €/Jahr für alle Events). Beide schalten frei: unbegrenzte Gäste, unbegrenzte Geschenk- & Mitbringliste, Checklisten-Vorlagen, Druckvorlage (PDF/Druck inkl. Namensschilder), Team-Events mit Echtzeit-Chat, Event-Updates an alle Gäste und Danke-Seite mit personalisiertem Bild. Exklusiv in der Jahres-Flatrate: KI-Einladungs- und Danke-Bilder. Gäste zahlen nichts und brauchen keinen Account.

Kostenlos: Event anlegen, Gästeliste (bis 15), Einladungs- & Absage-Seite, RSVP, Geschenkliste (bis 5), Mitbringliste (bis 5), manuelle Checkliste, Ablauf, Galerie-Eventbild, Push-Benachrichtigungen, Kalender-Export. Freischaltbar mit Event-Pass oder Jahres-Flatrate: Druckvorlage (Druck/PDF inkl. Namensschilder), Event-Updates (Nachrichten an alle Gäste mit Push), Danke-Seite (Vorlagen + personalisiertes Danke-Bild inkl. eigenem Foto), Checklisten-Vorlagen, Team-Events mit Echtzeit-Chat, mehr als 15 Gäste, mehr als 5 Wünsche/Mitbring-Items. Exklusiv in der Jahres-Flatrate: KI-Einladungs- und Danke-Bilder.

Die Onboarding-Tour ist ein kurzer geführter Rundgang durch die wichtigsten Bereiche deines Events – Dashboard, Gäste, Einladung, Updates und mehr. Sie startet automatisch beim ersten Event und dauert nur etwa eine Minute. So findest du dich auf Anhieb in Party Navi zurecht, ohne die FAQ konsultieren zu müssen.

Auf der Hilfe-Seite findest du den Button „Tour starten". Damit wird die Tour zurückgesetzt und beginnt direkt im aktuellen Event noch einmal von vorne. Auch direkt nach der Event-Erstellung kannst du im Abschluss-Schritt das Häkchen „Mir die Hauptbereiche kurz zeigen" setzen, um die Tour zu starten.

Das Dashboard gibt dir einen kompakten Überblick über den aktuellen Stand deines Events. Oben siehst du den Gesamtfortschritt deiner Planung, darunter eine Personen-Kachel im Format „zugesagt / eingeladen" mit Erwachsenen- und Kinder-Badges sowie Hinweisen auf offene und abgesagte Einladungen. Es folgen die wichtigsten nächsten Schritte, kurze Insights zu deinen Gästen und Listen sowie schneller Zugriff auf alle Bereiche deines Events.

Unter „Event-Einstellungen" kannst du Titel, Datum, Uhrzeit, Ort und Notizen jederzeit anpassen. Änderungen sind sofort auf der öffentlichen Event-Seite sichtbar. Hinweis: Notizen werden auf der öffentlichen Event-Seite als prominente „Hinweis vom Veranstalter"-Card angezeigt – ideal für wichtige Infos wie Parkmöglichkeiten, Dresscode oder Mitbring-Hinweise.

Unter „Event-Einstellungen" findest du die Einstellungen, mit denen du Funktionen wie die Geschenkeliste oder Mitbringliste aktivieren bzw. deaktivieren kannst. Außerdem kannst du dort dein Event löschen.

Die roten Badges in der Seitenleiste zeigen dir neue Gäste-Aktivitäten seit deinem letzten Besuch an – z. B. neue Zusagen, Geschenkreservierungen oder übernommene Mitbringsel. Die Zahl im Badge verrät, wie viele neue Aktionen es gibt. Sobald du die jeweilige Seite öffnest, wird der Badge automatisch zurückgesetzt.

Dieser Hinweis erscheint nur bei eintägigen Events, wenn die Endzeit vor der Startzeit liegt – z. B. Start 22:00, Ende 02:00. Party Navi erkennt automatisch, dass die Feier über Mitternacht geht und zeigt den Folgetag-Hinweis an. Bei mehrtägigen Events (mit separatem Enddatum) entfällt der Hinweis, da Start- und Enddatum die Dauer bereits klar definieren.

Team-Events ermöglichen dir, weitere Personen als Co-Organisator:innen einzuladen, damit ihr ein Event gemeinsam plant. Co-Organisator:innen haben vollen Zugriff auf Gäste, Geschenkeliste, Mitbringliste, Checkliste, Ablauf und Event-Updates. Sensible Owner-Rechte – Event löschen, Zahlung und Team-Verwaltung – bleiben exklusiv beim Owner. Team-Events sind eine kostenpflichtige Funktion und werden mit dem Event-Pass (5,99 €) oder der Jahres-Flatrate (19,99 €/Jahr) freigeschaltet.

Team-Verwaltung und Team-Chat haben einen eigenen Menüpunkt „Team & Chat" in der Seitenleiste – ganz oben im Bereich „Übersicht", direkt unter dem Dashboard. Dort findest du in einem gemeinsamen Bereich die Liste der Co-Organisator:innen, den Einladungslink und den Echtzeit-Chat fürs Team. Der Punkt erscheint nur bei Events, die per Event-Pass oder Jahres-Flatrate freigeschaltet sind, und bei denen du Owner oder Co-Organisator:in bist.

Öffne dein Event und gehe in der Seitenleiste auf „Team & Chat". Dort erstellst du als Owner einen sicheren Einladungslink, den du per Messenger oder E-Mail teilst. Wer den Link öffnet, meldet sich mit einem Konto an (oder erstellt eines) und wird anschließend automatisch als Organisator:in zum Event hinzugefügt.

Co-Organisator:innen können alle Planungsdaten verwalten: Gäste hinzufügen/bearbeiten, Geschenke und Mitbringliste pflegen, Checkliste und Ablauf bearbeiten, Eventbilder/Danke-Bilder anpassen, Event-Updates verschicken und im Team-Chat mitreden. Owner-Aktionen bleiben exklusiv: Event-Einstellungen ändern, Event löschen, Zahlungen vornehmen, weitere Organisator:innen einladen oder entfernen sowie die Owner-Rolle übernehmen sind nur dem Owner vorbehalten.

Unter „Meine Events" findest du eine eigene Sektion „Team-Events" zwischen deinen eigenen Events und den Einladungen. Dort listen wir alle Events auf, bei denen du als Co-Organisator:in hinzugefügt wurdest – mit klarem „Organisator"-Badge zur Abgrenzung von deinen eigenen Events.